即効性抜群!CRM/SFAによる営業支援のポイント

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CRM/SFAは使いこなすのが大変なのか

CRM/SFAの導入といっても、機能が多すぎて何をどうすればいいのか困ってしまうという声をよく聞きます。

今の業務をシステム化して効率化したいのに、システム化しても使いこなすのが大変というのがCRM/SFAシステムの定評になってしまっているようです。

 

本当にそうなのでしょうか。9cbd5428919c02dbb6d05b837c1bb8da_s


何でもできそうなことに目がくらんでしまっているのではないでしょうか。そして使いこなす前の段階で、あまりに多くのことを求めすぎて消化不良になっているのではないでしょうか。

 

 

 

ここで、Zoho CRMの超基本業務フローをご紹介します。

超基本業務フローは、

  • 『使う前にやっておかなければならない事』
  • 『本当にやりたい業務』
  • 『無理して使わなくてもいい機能』

に分かれます。

 

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『無理して使わなくてもいい機能』を最初から利用範囲に含めない事も、定着のためのひとつのやり方です。

もちろん慣れてきたら新しい機能の利用やカスタマイズによる改善を行うことで、さらに素晴らしいシステムになっていきます。

 

 

詳しく見てみると、

  • 『Zoho CRMシステムの業務フローが自社の業務フローに合わない部分』
  • 『機能が今の業務のやり方に合わないため、システムにやり方を合わせる部分』
  • 『機能が今の業務のやり方に合わないため、カスタマイズしてシステムを業務に合わせる部分』

もあると思いますが、その話は別の機会とさせてください。

 

Zoho CRMの超基本業務フロー

細かいことは抜きで業務の基本的な流れをご覧ください。

黄色の業務は、『本当にやりたい業務』です。
水色の業務は、『無理して使わなくても良い機能』で、Zoho CRM以外で行ってもかまいません。

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Zoho CRMのメイン機能は超基本業務フローでは、「(2)顧客・商談の登録」、「(3)商談の最新進捗情報入力」、「(8)商談の結果」で商談の進捗管理です。

他の業務や機能は、商談の進捗を補助するための機能になります。


*何もカスタマイズせずに利用するのなら、ZohoCRMの無償のバージョンが使えます。制約はありますが、しばらく練習のために使ってみるのもいいかもしれません。


Zoho CRMの最低限の使い方

Zoho CRMを使って商談の進捗を開始から完了(受注・失注)まで管理します。

この流れを最低限行うためにはZoho CRMの超基本業務フローのうち、

  • (2)【 顧客・商談発生】顧客、商談の登録
  • (3)【商談進捗入力】最新進捗情報の入力
  • (8)【商談受注成功】クロージング(営業の受注活動完了)または、【商談受注失敗】失注

のみが必要になります。

 

*商談の登録画面例(Zoho CRMを何もカスタマイズしない場合)

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上は全くカスタマイズをしていない初期状態の画面例ですが、

  • 商談を商談名をつけて登録できる
  • 商談の進捗に応じてステージ(進捗状態)をメンテナンスして、受注か失注か確定するまで管理できる
  • あらかじめマスタを作っておかなくても、取引先、連絡先を商談の入力時に登録できる。入力されたデータは自動的にマスタ化される
  • 商談の総額(売上)を入力でき、商談の確度により売上の期待値を計算できる

などの機能を利用でき商談の進捗を正確に記録できます。

 

顧客管理や商談管理にまだEXCELをつかいますか

EXCELへのデータ入力によって顧客管理や、商談管理をされている会社の方に特に言いたいのは、Zoho CRMに入力したデータは活用できる範囲がEXCELとは全く違うということです。

何もカスタマイズしないZoho CRMの画面で登録されたデータでも、

  • データはクラウドのデータベースに記録される
  • データには権限を設定して皆で共有することができる
  • データをレポートやグラフで表示したり分析したりできる
  • 出先などからスマホを用いて照会やメンテナンスができる

など、一元管理、見える化が最初から実現されています。

 

さらにZoho CRMでは入力した商談にデータを付加することが出来ます。たとえば商談ごとに添付ファイルを付けることができ、それらはクラウドで保存されるため出先からも見られます。

入力したデータは項目ごとに、いつ、だれがメンテナンスしたのかを追跡できます。商談の進捗を表すステージの履歴を見ることもできます。

さらに競合企業の情報など営業がケアしなければならない情報を商談に関連づけて管理することができます。

*商談に表示した追加情報例(Zoho CRMを何もカスタマイズしない場合)

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上の画面は商談に紐づく追加情報の表示例です。クラウドへのファイル添付情報やステージ履歴(商談の進捗状況履歴)、競合企業の情報など合わせて管理できるようになっています。

このようにZoho CRMで管理するデータは、EXCELで管理されるデータに比べ、さまざまな切り口で検索したり分析したりできるのです。

そして、Zoho CRMのデータを営業全員が常に最新にメンテナンスする約束を守り運用すれば、営業全員が共有し信頼できるデータになります

 

顧客や販売データを会社の財産として蓄積することが

売上を上げるためのカギになります。

 

そのために、『あなたの会社の営業にはCRM/SFAが必要』です。

 

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テービーテックでは、この“Zoho CRM”の実稼動まで必要なサービスを

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弊社ではトヨタ自動車をはじめとする各社で、30年にわたってシステムの受託開発を行ってきました。クラウドでの生産管理、在庫管理などの導入をご提案できます。

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jibun-kakudai Zoho CRM担当の矢澤です。

愛知県豊田市のソフトハウス「テービーテック」から発信しています。”Zoho CRM”は弊社でも導入し運用しています。とても使いやすくていいソフトだと思います。大企業向きではありませんが、数名から数10名の営業管理にはピッタリのシステムが構築できます。ぜひご相談ください。

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