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テービーテックではCRM/SFAを導入して社内の仕組みを作っています。運用にもいろいろな課題があって、勉強や決め事が必要な事があります。皆さんが困るだろうなと思うことを紹介して行きます。

導入の経緯は、

「CRM比較中の方必見!数あるCRMシステムからなぜ選んだのか!?」

でご紹介しました。ご参照ください。

今回は、CRM/SFAを使う上で必要になる管理者のお話です。

CRM/SFAでは、会社で管理権限を持った管理者という代表者を任命することが必要になります。その管理者がシステムを運用維持して行くにあたって「何をどうするのか」を考えてみました。

また、後半ではモバイルやデータの外部連携についての話題にも触れています。

『管理者って何をどうするの?』

ここでは「管理者」についてまとめてみます。

クラウドの仕組みであっても、世界のユーザーがシステムを共用して使っていることは関係なく、もちろん自分の会社専用のシステムです。当然、正しい運用で、正しいデータが入力されているのかは、自分の会社でしかわからないことで、ゾーホーは保証してくれません。

そして、システムを維持する責任を持つのは、自社の「使用責任者」です。

「Zoho CRM」を利用する会社では、1名の「使用責任者」を選任し、その1名がシステムの設定や運用作業を行うことになります。具体的には、システムの環境設定やユーザー設定、権限設定、データ移行、運用調整、必要ならカスタマイズを行います。

つまり、「使用責任者」の仕事は、運用開始時の初期的な設定と、日々利用されるデータの正常な運用を確認、保障することです。

CRM/SFAを使っていくに当たっては、組織の改編や人の出入りなどが当たり前に発生します。また使われるシステムほどデータの保守、メンテナンスなどによる最新化、または陳腐化を防ぐ活動が必要です。「使用責任者」の役割は非常に大きいものになります

「Zoho CRM」はクラウドの仕組みですので、データベースサーバーの管理、最適化などは、ゾーホーのデータセンターが行います。データのバックアップは、ゾーホーに申請すれば、月2回まで無償で対応してくれます。「使用責任者」あてに、最新のバックアップデータが準備できた旨、メールで定期的に通知が送られてきますので、適切な保存場所にダウンロードして保存しておきます。

また、「使用責任者」は、管理者権限を他の人に割り当てられます。

通常システムのメンテナンスは「使用責任者」の仕事になりますが、他の人にもシステムのメンテナンス権限を割り当てることもできます。これはシステムのカスタマイズについても同様で、例えばテービーテックが御社のシステム保守やカスタマイズを依頼された場合「使用責任者」の権限のユーザーを貸していただいて作業をすることもできます。

遠隔地からの保守やカスタマイズが出来るため、トラブルなどの状況を確認したり、収拾を図る時も時間を掛けずに対応することができます。もちろん、このような対応は「守秘契約」をあらかじめ結んでおいて、お客様と十分な信頼関係を築いておくことは当然です。

ここからは、その他の大事な機能の紹介をさせていただきます。

 

『モバイルでの利用はできるのか』

次に、『モバイルでの利用はできるのか』です。

「Zoho CRM」にはモバイル対応のアプリが用意されており、スマホやタブレットで無償でダウンロードして利用できます。ということは、自社に構築したシステムに出先からモバイルでアクセスして、データを検索したり、登録したりができるということです。

営業さんなどが「Zoho CRM」に集中させた情報を参照しながら外回りできますし、商談の進捗などの最新情報を入力して、皆さんと共有できます。テービーテックの営業も、出先での情報検索に活用しています。

なんと楽な時代になったのでしょうか。

 

モバイル利用の詳細は、リンクから参照ください。
ゾーホージャパンの「Zoho CRM モバイル」機能紹介はこちら

 

『外部システムへの連携はできるのか』

「Zoho CRM」に直接、外部システムとの連携を行うインターフェースが用意されているわけではありません。しかし、随時または定期的にデータを検索して、CSVファイルとして出力できます。このデータは、メールで特定の人に自動的に送ることもできます。

この方法を利用して、外部システムにデータを受け渡すことができます。今まで外部システムに手作業で入力を行っていたデータを、必要なデータ項目への加工やデータの条件による絞り込みを行い、ひと手間かかってしまいますが、データの確認作業と合わせて外部システムに流し込むなどの設計で、データ連携は可能です。また、「Zoho CRM」には、逆に外部からのCSVファイルを読み込む機能もあります。

小さい黒い文字で控えめに書いていますが、確かにこの外部連携についての機能は弱いと思います。他のZohoアプリの組み合わせなどでもう少し何とかなってほしいですね。

このブログでは、テービーテックが『Zoho CRMを勧められる理由』をご理解いただくため、できるだけ客観的に、事実をお伝えしようと思っておりますのでお付き合いください。

少しでも興味を持っていただけた方、ご意見、お問い合わせは大歓迎です。

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jibun-kakudai 管理人の矢澤です。

愛知県豊田市のソフトハウス「テービーテック」から発信しています。
50代も後半になり、もうプログラムを書くには年を取りすぎたおじさんですが、
皆さんのお役に立てる情報をお届けしていきます。